A consecuencia de la vigencia de la Instrucción 1/2006, de 8 de noviembre, de la Agencia Española de Protección de Datos, sobre el tratamiento de datos personales con fines de vigilancia a través de sistemas de cámaras o videocámaras, las Comunidades de Propietarios desconocen si dicha Instrucción es aplicable a tratamiento de datos personales derivado de la instalación de cámaras y video porteros en las instalaciones de la Comunidad. Cuando familiares, amigos o “el de la propaganda” llama a nuestro piso a través del video portero y le observamos a través de la cámara instalada en el mismo portal, ¿estamos realizando un tratamiento de datos de carácter personal (la imagen de la persona) sujeto al conjunto de obligaciones y derechos que emanan de dicha Instrucción y de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal?

La respuesta a dicha cuestión la encontramos en la propia Instrucción 1/2006 que excluye expresamente de su ámbito de aplicación a las imágenes obtenidas en el ámbito personal y doméstico, entendiéndose por tal el realizado por una persona física en el marco de una actividad exclusivamente privada o familiar.

En consecuencia, en aquellos supuestos en los que la utilización de video portero se limite a su función de verificar la identidad de la persona que llamó al timbre y permitir el acceso a la vivienda, no será de aplicación la normativa de protección de datos.

Sin embargo, si la instalación de las cámaras de video permiten que se reproduzcan y/o graben imágenes de modo constante, y resultan accesibles por Internet o mediante emisiones por la televisión de los vecinos, y en particular cuando el objeto de las mismas alcance al conjunto del patio, las instalaciones y/o a la vía pública colindante, resultará de aplicación la Instrucción 1/2006.

Al margen del tratamiento de imágenes a través de cámaras y videocámaras, todas las Comunidades de Vecinos en el desarrollo de su actividad como comunidad necesitan tratar los datos personales de los vecinos integrantes de la comunidad, bien a través del presidente de turno, bien contratando los servicios de un Administrador de Fincas que actúa en nombre y por cuenta de la comunidad. Este tratamiento de datos personales está sujeto a la Ley Orgánica de Protección de Datos y, por lo tanto, la Comunidad de Propietarios como responsable del fichero de Comunidad debe cumplir con las siguientes obligaciones:

1º.- Inscribir el fichero en el Registro General de Protección de Datos Personales.

2º.- Informar a los vecinos de la existencia del fichero o tratamiento, de la finalidades del mismo, de los destinatarios de la información y de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que le corresponden.

3º.- En caso de que se contrate los servicios profesionales de un Administrador de Fincas proceder a la firma de un contrato haciendo hincapié una de sus cláusulas en el contenido exigido en el artículo 12LOPD y artículo 20 del RLOPD, en quien se delegará, las más de la veces, la llevanza del DOCUMENTO DE SEGURIDAD, que incorpora las medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los datos personales de los vecinos y evite su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado.

4º.- Deberá garantizarse el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los vecinos, mediante un medio sencillo y gratuito.

Han pasado casi diez años desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y ya es hora de que las Comunidades de Propietarios se adecuen a la norma.

Hasta aquí correcto. Pero el domingo pasado, comiendo en mi casa con unos amigos, surgió el tema: las consultoras de Recursos Humanos se meten en el facebook para encontrar información personal sobre aquellos que están valorando para colocar en puestos de trabajo. Indagan sobre la vida personal para obtener valoraciones de la personalidad ante determinadas situaciones que igual que en la vida privada, se dan en el puesto de trabajo. Obtienen de este modo conclusiones ¿sin consentimiento o con el consentimiento del interesado? ¿Y el de los amigos que aparecen a su lado? Pues obtuve todas las opiniones, hasta la de quien decía que se podía hacer siempre que los datos estuvieran en acceso público, no en privado.

Quien entra en facebook, ve todo acerca de otro, un viejo amigo, por ejemplo, consulta sobre sus aficiones, ¿puede utilizarlo para una finalidad que sale del ámbito doméstico? El que una consultora o el responsable de recursos humanos de una empresa obtenga y valore una candidatura a un puesto de trabajo apoyándose en lo consultado en facebook ¿vulnera el principio de calidad de datos? ¿Está tratando datos sin consentimiento? ¿Informará al interesado de esa valoración?

¿Puede constituir delito contra la intimidad?

Si la valoración después de mirar en facebook es negativa y perjudica al candidato, ¿incurre la consultora en responsabilidad por daños y perjuicios que deba imdemnizar después al perjudicado?

Internet no es una fuente de acceso público sino un medio de comunicación. Facebook, ¿es una fuente de acceso público?

No pongo mis opiniones, os dejo a vosotros.

En diversos informes jurídicos la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera al amparo de la legislación vigente que los hijos mayores de catorce años, en principio, pueden otorgar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, para abrirse una cuenta de usuario en una página web, facilitar datos relativos a su salud en el colegio, etc.

Esta posibilidad legal tiene su amparo en el artículo 162 del Código Civil que establece que los padres que ostenten la patria potestad tienen la representación legal de sus hijos menores no emancipados, excepto: 1º para los actos relativos a derechos de la personalidad u otros que el hijo, de acuerdo con las Leyes y con sus condiciones de madurez, pueda realizar por sí mismo. Por otros preceptos del Código Civil (adquisición de nacionalidad, capacidad para testar, etc), se considera que los hijos mayores de catorces años tienen esas condiciones de madurez para que puedan decidir por sí mismos diversos aspectos que afectan a su personalidad, entre los que se encuentra la prestación del consentimiento para el tratamiento de sus datos de carácter personal.

Seguro que a una buena cantidad de padres esta posibilidad de que sus hijos mayores de catorce años puedan dar su consentimiento, sin enterarse ellos, para que empresas y entidades puedan tratar los datos personales de sus hijos relativos a su salud, religión, creencias, aficiones, fotografías, etc, no les hace ninguna gracia.

Poco a poco se va implantando en las empresas y grupos empresariales la cultura de la protección de los datos de carácter personal gracias al desarrollo normativo que esta impulsando la protección de este derecho fundamental de las personas. Sin embargo, sigue existiendo confusión en si empresas matrices y filiales pertenecientes a un mismo grupo empresarial o participadas financieramente pueden compartir sus ficheros de datos de carácter personal. Consideraciones como que si las empresas son del mismo dueño, si tiene el 51% del accionariado o participaciones sociales una empresa sobre la otra, o de si las empresas desarrollan la misma marca comercial para la promoción de sus productos o servicios, distorsionan y siembran dudas sobre el tratamiento de datos personales entre empresas del mismo grupo y sobre las cesiones de datos personales que se producen entre ellas.

Cada empresa es una persona jurídica distinta y el artículo 11 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), sienta como principio general que “los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado”. En consecuencia, empresas pertenecientes a un mismo grupo empresarial no pueden cederse datos de sus empleados, de curriculum vitae que hayan recabado, de clientes para realizar campañas de marketing ofertando bienes y servicios, si todas estas personas no han consentido previamente la cesión de sus datos personales.

Este consentimiento deberá haberse recabado de forma previa e informando de todos los aspectos recogidos en el artículo 5 de la LOPD, con especial incidencia en la identificación de los cesionarios o tipo de actividad que desarrollan y las finalidades para las que se solicita la cesión de los datos personales, correspondiendo a la empresa cedente la prueba de la existencia del consentimiento del afectado por cualquier medio de prueba admisible en derecho.

Recientemente se ha suscitado la polémica sobre si un número de teléfono móvil sin asociarlo a ninguna otra información es un dato de carácter personal o no a efectos de la aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y su Reglamento de desarrollo.

Conforme a la Sentencia de la Audiencia Nacional, Sala de lo Contencioso Administrativo, de 17 de septiembre de 2008, un número de teléfono móvil sin otras circunstancias que identifiquen o pudiesen permitir identificar al titular del mismo impide que pueda encajarse en la definición legal de datos de carácter personal.

Para comprender este fundamento jurídico de la Audiencia Nacional han de examinarse las siguientes definiciones recogidas en el artículo 5 del RD 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD:

Ø Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento.

Ø Datos de carácter personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Ø Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona física no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.

Ø Procedimiento de disociación: Todo tratamiento de datos personales que permita la obtención de datos disociados.

En consecuencia, se platea ahora si otras informaciones numéricas, como el número de DNI, la IP de un ordenador, el Código numérico asignado a un paciente y/o cliente, etc, pueden ser considerados como datos de carácter personal si no van asociados a otras informaciones que permitan llegar a identificar al afectado. Para ello habrá que atender a si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados. Pero, ¿Qué se entiende por actividades desproporcionadas? La consulta a la base de datos policial de DNI no lo puede hacer cualquier persona, para poder identificar la IP de un ordenador hace falta preguntarle al operador de telecomunicaciones que la asigna, para llegar a identificar a una persona a través del ID de un cliente hay que penetrar en las instalaciones y base de datos de las organizaciones, etc.

El concepto de “plazos o actividades desproporcionados” produce una inseguridad jurídica que puede tener graves consecuencias prácticas en el tratamiento de datos personales por las empresas, profesionales y organizaciones de todo tipo. De hecho el criterio que mantiene sobre esta cuestión la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y la Audiencia Nacional ya es distinto, con la inseguridad que eso supone para las empresas que tratan estas informaciones numéricas sin asociarlas a otras informaciones que puedan permitir identificar a los afectados, existiendo auténtico miedo en el tráfico económico por una posible sanción administrativa de la AEPD por vulneración de la protección de datos de carácter personal.

Aun así, del estudio de la Ley de Autonomía del Paciente y de las últimas decisiones de la AEPD, a través de sus informes, se ha concluido que el personal de enfermería puede acceder únicamente a la información obtenida en relación con la hospitalización concreta y a aquélla anterior que se haya considerado relevante para la adecuada asistencia, debiendo en todo caso interpretarse el acceso en los términos que resulten más beneficiosos para lograr la mejor asistencia sanitaria del paciente, y atendiendo en todo caso el caso concreto.

Debe siempre tenerse presente qu eel personal sanitario puede acceder a la Historia clínica en cumplimiento de sus funciones, lo cual le obliga a estar sujeto al deber de secreto. Debe considerarse el principio de proporcionalidad en el tratamiento de los datos, debiendo únicamente acceder a los datos que resulten necesarios para el cumplimiento de la finalidad que justifique dicho acceso, no pudiendo extenderse el acceso a datos no vinculados a dicha finalidad.

La Agencia Española de Protección de Datos presentó en su Segunda Sesión Abierta la GUÍA DE VIDEOVIGILANCIA. La Guía se refiere a los tratamientos de datos que las empresas están implantando en lso últimos tiempos: cámaras de videovigilancia para fines de seguridad.

Como novedades: únicamente las empresas de seguridad privada registradas como tales en el Ministerio del Interior pueden instalar las cámaras para estas finalidades.

Es necesario registrar un fichero en la AEPD previamente al tratamiento, únicamente si se van a conservar los datos.

El plazo máximo de conservación de los datos es de un mes a contar desde su grabación.

¿Qué ocurre con otras grabaciones de imágenes? Por ejemplo, el supuesto de las guarderías que graban a los niños para que los papás puedan verlos a través de Internet. Este tratamiento únicamente podrá hacerse con consentimiento del resto de padres donde haya más niños.

También se recordó que deben cumplirse las medidas de seguridad en todos los casos, pero más sobre todo cuando las imágenes van a transmitirse a través de Internet.

Consulta la guía en https://www.agpd.es/portalweb/canaldocumentacion/publicaciones/common/pdfs/guia_videovigilancia.pdf

Las organizaciones de todo tipo apuntadas anteriormente no inscriben sus ficheros de datos personales en el Registro General de Protección de Datos (RGPD), habilitado para dar publicidad a los ficheros y tratamientos y que los ciudadanos sepamos ante quien y donde ejercitar nuestros derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Cuando nos recaban datos a través de formularios no se informa en la extensión marcada por la LOPD en su artículo 5 del tratamiento de datos que se va a efectuar, de todas las finalidades del tratamiento. Muchas veces se recaban datos que son excesivos para las finalidades determinas, explícitas y legítimas que a la postre no se informan. Datos como que si tienes hermanos y que estudios tienen, donde trabaja tu padre, cuales son tus aficiones o estilos de vida, si estás casado o soltero, etc. Y para colmo los datos personales recabados son cedidos sin consentimiento del interesado (la persona física titular de los datos personales) a diferentes empresas o entidades con personalidad jurídica distinta, simplemente porque pertenecen al mismo grupo y el propietario o accionista es la misma persona.

Existen cantidad de sectores públicos, económicos, sociales y profesionales que todavía no saben que existe la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Bueno, le sueña un poco por las noticias que han aparecido en la tele sobre videos colgados en You Tube por los que la Agencia Española de Protección de Datos ha abierto inspecciones. Pongamos un botón de muestra: las COMUNIDADES DE PROPIETARIOS y las FEDERACIONES DEPORTIVAS.

Es cierto que las comunidades de propietarios sujetas a la Ley de Propiedad Horizontal tienen que proceder a registrar el fichero de Comunidad en el Registro General de Protección de Datos (RGPD). Para la vida de la comunidad deben realizarse diversos tratamientos con los datos personales de los comuneros y en innumerables ocasiones los datos personales son tratados por un tercero ajeno a la comunidad como es el administrador de fincas. La LOPD exige que para que esa cesión de datos sea legal ha de celebrarse un contrato de protección de datos con el contenido recogido en el artículo 12 LOPD y el Reglamento. En dicho contrato a de constar el Fichero al que el administrador de fincas va a acceder en la prestación de sus servicios. Ese fichero no es otro que el que la Comunidad diligentemente tendría que haber inscrito en el RGPD y que como consecuencia de dicha inscripción tiene asignado un código numérico que lo identifica y que debería de hacerse constar en el contrato de protección de datos personales. Pues bien, esta sencilla actuación legal es una quimera a día de hoy y lo seguirá siendo.

Las FEDERACIONES DEPORTIVAS son otro campo abonado para la vulneración de la protección de los datos personales de las personas federadas. Son numerosas las federaciones deportivas que todavía no han regularizado su situación. Escasas federaciones territoriales correspondientes a los deportes Ajedrez, Tenis de mesa, Boxeo, etc, han procedido a la inscripción de los ficheros de datos de Federados, Nóminas, Personal y Recursos Humanos, etc. Como sabemos la inscripción del fichero es el primer paso para garantizar el derecho fundamental de los interesados pero no la única acción a realizar, pues también han de garantizarse los principios y derechos de la LOPD y, en consecuencia, la existencia de un DOCUMENTO DE SEGURIDAD que recoja las medidas de índole técnica, organizativa y jurídica que evite la pérdida, alteración, tratamiento o acceso no autorizado a los ficheros de datos personales.

Por ejemplo, a fecha de la publicación del presente artículo sólo la Federación Vizcaína de boxeo ha registrado los ficheros de los que es responsable. En el ámbito del tenis de mesa sólo la Federación Española, la Vizcaína y la Andaluza. En el ámbito del Ajedrez sólo la Federación Española, la Vizcaína, la Andaluza y la Aragonesa. ¿Qué ocurre entonces con el resto de Federaciones territoriales y para las distintas disciplinas deportivas? Sencillamente que viven en un LIMBO JURÍDICO, el Limbo de la protección de datos de carácter personal, confiando en que nunca tengan ninguna denuncia por parte del interesado ante la Agencia Española de Protección de Datos. Pero han de saber que la suerte a veces se acaba y entonces como me decía mi padre “siéntate y llora”.

La pequeña y mediana empresa, los autónomos y los profesionales liberales que traten datos personales de sus clientes (o pacientes) empleados, proveedores, Curriculum Vitae, clientes potenciales, prestadores de servicios, etc., tienen obligación de cumplir con los requisitos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

De ahí que encuentren dificultades a la hora de proponerse adaptar una PYME a la LOPD. Por una parte, el Asesor laboral y contable por lo general no está al día en los nuevos aspectos que tienen que ver con las Nuevas Tecnologías y el Derecho, de modo que no puede ni siquiera se arriesga a llevar a cabo algún tipo de asesoría informática, ni siquiera dar un consejo. Desde este punto de vista, deja a sus clientes desatendidos, no les advierte bien sus obligaciones, ellos creen que están bien asesorados y llegada la inspección de la Agencia de Protección de Datos llaman al gestor reclamando la mala asesoría.

A lo anterior se suma la falta de concienciación de la empresa en las nuevas materias que trae consigo la sociedad de la información, por esa falta de información y la dificultad de comprensión de los conceptos básicos de la protección de datos y las obligaciones que la normativa exige a la empresa.

Todas estas razones hacen que en la actualidad cerca del 90 por ciento del tejido empresarial español no se encuentre adaptado a la Ley de Protección de Datos. La empresa que no se encentra adaptada a la LOPD supone una serie de circunstancias:

• Que posiblemente no garantice el derecho fundamental de protección de datos de sus clientes, empleados, proveedores, etc.
• Que no cumple con las medidas de seguridad obligatorias.
• Que está asumiendo un continuo riesgo de sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos por incumplir las obligaciones que impone la normativa.

Normalmente las personas dan sus datos en casi todas las entidades donde acuden en busca de productos o servicios. Las entidades valoran mucho los datos personales ya que un dato es un cliente, y poder valorar su comportamiento, cuantas veces acude o qué productos compra es valiosa información para adaptar sus ofertas a los hábitos de consumo. Lo mismo ocurre con el envío de cartas o de publicidad. En el momento de entregar los datos, pocas entidades informan en materia de protección de datos. Ya se está empezando a introducir en los formularios cláusulas de datos personales, en las que informan a los interesados, pero ¿cumplen estas entidades con las demás obligaciones?

Las personas empiezan a saber que la empresa a quien entregamos nuestros datos nos debe de informar acerca de que va a introducir nuestros datos en un fichero, que los va a tratar conforme a una finalidad, y nos garantiza los derechos de acceso, cancelación, oposición y rectificación que se ejercitan ante la empresa, no ante la Agencia Española de Protección de Datos.

QUÉ ES LA PROTECCIÓN DE DATOS

La protección de datos es un derecho de nueva creación. Actualmente son la LOPD y sus reglamentos de desarrollo las normas que articulan todo este derecho. Se pueden encontrar obligaciones para los titulares de los ficheros (las empresas) y derechos para los titulares de los datos (los ciudadanos).

Las obligaciones de las empresas podemos resumirlas en las siguientes:

• Notificación de los ficheros al Registro General de Protección de Datos, situado en la Agencia Española de Protección de Datos
• Debe contar con un Documento de Seguridad, con procedimientos técnicos y organizativos que aseguren que se cumplen las medidas de seguridad correspondientes en cada caso.
• Tratar los datos conforme al principio de calidad de los datos
• Cumplir con el derecho de información
• Recabar el consentimiento cuando sea necesario.
• Garantizar los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición a los afectados.
• Deber de secreto para el personal de la PYME
• Tratamientos de datos para publicidad conforme a la LOPD, etc.

Una vez que la pequeña entidad cumpla con estos requisitos, habrá disminuido el riesgo de sanción de una manera notable. Además, las entidades pequeñas y medianas no deben de pasar por alto estas exigencias, ya que las multas oscilan entre los 600 y los 600.000 Euros, lo que significa que una sanción en este sentido pueda ser determinante para la pequeña entidad.

La PYME también debe tener atención a todo el tratamiento de los datos de sus empleados. Son numerosos los casos que llegan a Bufetes especializados en protección de datos, de empleados descontentos que desean utilizar la vía implacable de la protección de datos para desprestigiar a su empleador que le ha despedidito o simplemente que no le ha renovado el contrato. Simplemente, el hecho de no haberle informado de que sus datos son recogidos para la gestión de su nómina, etc. o el tratarlos con fines de prevención de riesgos y seguridad e higiene en el trabajo, sin el consentimiento, puede acarrear sanciones importantes para la PYME si el empleado decide denunciar los hechos.

Los derechos de los ciudadanos son derecho de acceso, cancelación, oposición o rectificación. Se están ejercitando cada vez más y son mecanismos fehacientes y gratuitos que se solicitan a la empresa. la empresa que no los atienda en tiempo y forma corre el riesgo de ser sancionada en un Procedimiento Administrativo de TUTELA DE DERECHOS; que se sigue ante la Agencia Española de Protección de Datos.

ASPECTOS JURÍDICOS Y TÉCNICOS

De siempre se ha entendido erróneamente que una PYME se adapta a la LOPD teniendo contraseñas en los equipos o con un buen registro de accesos o incluso comprando un buen software que incluya procedimientos de acceso o de identificación. Pero, ¿qué ocurre con el derecho de información? ¿y con el consentimiento de los clientes? ¿y con el deber de secreto? ¿y se han firmado los contratos obligatorios de prestación de servicios?

Como se ve, la adecuación de la PYME a la LOPD conlleva una importante carga jurídica, es decir, de estudio de la situación y de proponer las medidas necesarias que cumplan la legislación y que minimicen el riesgo de la PYME a ser sancionada.

En resumen, la adecuación de la PYME a la LOPD se consigue conjugando medidas de seguridad jurídicas, organizativas y técnicas que en conjunto aseguren el cumplimiento de la normativa.

TRATAMIENTOS ESPECIALES

No todas las PYMES son iguales. Por lo general se contará con ficheros de clientes, proveedores, empleados… que permitan al especialista en LOPD efectuar una auditoría de adecuación sin mayor complejidad.

Pero existen actividades que por su tratamiento de datos conllevan un mayor riesgo y deben tenerse en cuenta tratamientos especiales. Es el caso de los profesionales médicos (un dentista o la óptica, por ejemplo) que someten a tratamiento datos de salud. Deben recabar el consentimiento expreso y por escrito y para ello deben contar con una buena asesoría en LOPD que le permita un procedimiento ágil, rápido y que dé cumplimiento en todo momento a la LOPD.

Es el caso de otras actividades muy en boga últimamente como el marketing directo o publicidad, solvencia patrimonial y crédito, prestaciones de servicios que conlleven el tratamiento de datos personales de terceros, etc. Todas las PYMEs que se dediquen a este tipo de actividades, deben contar con una asesoría especializada en LOPD.

En el caso de los envíos de publicidad hay que estar muy atento al medio de comunicación utilizado en los envíos. Las recientes prohibiciones de uso del correo electrónico y del fax son todavía desconocidas para la PYME, corriendo un gran riesgo el uso de estos medios.

Los datos personales utilizados para el envío de publicidad deben obtenerse de una fuente de acceso público (sin que olvide la PYME que las fuentes de acceso público descargadas de internet pierden ese carácter al año de haberse obtenido), de modo que se pueda siempre justificar su origen lícito. En cada comunicación al destinatario deberá establecerse siempre el origen de los datos, la finalidad del tratamiento así como la garantía de los derechos de acceso.

LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS

La Agencia Española de Protección de Datos es la administración pública que se encarga de velar por el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. Además es el Ente público que debe velar por el cumplimiento de la LOPD y normativa de desarrollo.

Es la Agencia la que realiza la inspección de protección de datos, lleva a cabo la instrucción, los procedimientos sancionadores y los procedimientos de Tutela de Derechos. Sus resoluciones definitivas se recurren únicamente ante la Audiencia Nacional (Sala de lo Contencioso Administrativo).

La Agencia Española de Protección de Datos también conoce de las denuncias presentadas por algunas conductas contrarias a la Ley General de Comunicaciones y a la Ley de Servicios de la Sociedad de la información, como el envío de fax con finalidad de publicidad sin el consentimiento previo e informado del abonado destinatario y los envíos de correos electrónicos masivos con fines de publicidad sin el consentimiento expreso del destinatario.

CÓMO ADAPTARSE A LA LOPD

La Auditoría de Adecuación de la PYME a la LOPD requiere la dedicación de algunos recursos a este proyecto. La PYME debe estar concienciada acerca de esta necesidad y organizar el proyecto de adecuación.

La mejor opción es dotarse de auditores externos que en conjunción con los jefes de los departamentos se organicen y puedan emprender la adecuación de la PYME a la LOPD.

Se necesitan dotes organizativas y profesionales capaces de abordar un proyecto de estas características. El tiempo de adecuación no debe ser superior a unas pocas semanas, dependiendo de la magnitud de la empresa, sus sedes, su organización, su actividad o sus relaciones con terceros.

Todos los ficheros y tratamientos de datos personales realizados por la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas, las entidades que integran la Administración local y todas las entidades de derecho público, con personalidad jurídica propia, vinculadas a cualquier Administración, son ficheros o tratamientos de titularidad pública (Las Administraciones públicas se definen en el Art. 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre).

CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUSPENSIÓN DE LOS FICHEROS PÚBLICOS

El artículo 20 de la LOPD dice que la creación, modificación y supresión de todos los ficheros de titularidad pública debe hacerse por medio de la publicación de una disposición de carácter general (norma de carácter reglamentario) publicada en el BOE o en otro Diario Oficial que corresponda, lo que ocurre para darle publicidad a los ficheros que cree las Administraciones del Estado.

La disposición general debe de contener obligatoriamente aspectos como la finalidad del fichero que se crea, los usos que se prevé darle al fichero, las personas sobre las que se pretenda obtener los datos o que resulten obligados a suministrarlos, el procedimiento de recogida de los datos, la estructura básica del fichero, los tipos de datos personales que se incluyen en el mismo, las cesiones de datos y transferencias internacionales de datos que se prevean realizar, los Órganos de la Administración responsables del fichero, los departamentos de la Administración ante los cuales se podrá ejercitar los derechos de acceso, cancelación, oposición y rectificación, y por último, el nivel de seguridad que tendrá el fichero: básico, medio o alto. Si se suprime el fichero, se debe de especificar el destino de los datos.

Las Administraciones Públicas deben de trasladar una copia de la Disposición general publicada al Registro General de Protección de Datos (www.agpd.es), y con esto el fichero quedará debidamente notificado para su inscripción.

EXCEPCIONES A LOS PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS Y A LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS

En primer lugar, el artículo 6.2 de la LOPD, en lo que se refiere al consentimiento del afectado, excluye la obligación de recabar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales de los ciudadanos, de tal modo que frente a la entidad privada que debe de recabar el consentimiento de los afectados en todo caso, la entidad pública no tiene esta obligación. Por tanto, siempre que las Administraciones del Estado traten datos personales necesarios para el ejercicio de sus funciones y en el ámbito de sus competencias, no van a necesitar el consentimiento.

El artículo 21.1 de la LOPD viene a decir que podrán realizarse cesiones de datos entre distintas Administraciones públicas (de la administración autonómica a la central, por ejemplo) sin consentimiento del interesado sólo en los casos en que coincidan las materias de los organismos. Por ejemplo se podrán ceder datos personales entre el Ministerio de Medio Ambiente y una Consejería de Medio Ambiente.

El artículo 21.2 de la LOPD prevé la posibilidad de que una Administración elabore datos o los obtenga para comunicarlos a otras administraciones públicas, en este sentido se entiende que se trata de una prestación de servicios entre las Administraciones públicas, realizados sin consentimiento.

El artículo 21.3 de la LOPD exige el consentimiento para ceder datos de una Administración a ficheros de titularidad privada, incluso si se trata de datos que proceden de fuentes accesibles al público, como un listín telefónico o una lista de profesionales colegiados, pero recoge la posibilidad de que una Ley prevea otra cosa, lo que desvirtúa de alguna manera que se requiera el consentimiento.

El artículo 24.1 de la LOPD exceptúa el derecho de información en la recogida de los datos cuando la información que se prevea dar a los interesados pueda incidir en la Defensa nacional, la Seguridad pública o la persecución de infracciones penales. Aquí se percibe una ruptura del principio general de información ante situaciones de seguridad general.

El artículo 24.2 de la LOPD recoge la posibilidad de que el responsable de cualquier fichero público pueda denegar el ejercicio por parte de los afectados de sus derechos de acceso, cancelación y oposición si los mismos derechos de los ciudadanos deben ceder ante situaciones de interés público o de intereses de terceros más dignos de protección, siempre que previamente se analicen los intereses de los afectados que ejerciten sus derechos. Siempre que se produzcan situaciones de este género, la administración que deniegue los derechos de los ciudadanos operará con garantías: la resolución que deniegue uno de estos derechos debe de ser motivada, debe de comunicar al afectado el derecho que tiene de acudir ante la Agencia Española de Protección de Datos u órgano autonómico equivalente a recurrir la resolución que le deniega sus derechos.

AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y AGENCIAS AUTONÓMICAS

En la actualidad se cuenta con 3 Agencias Autonómicas de Protección de Datos, la de la Comunidad de Madrid, la Catalana y la Vasca. Las Agencias Autonómicas se ocupan de todos los ficheros de datos personales de titularidad pública en el ámbito autonómico y local de la Comunidad Autónoma, de modo que será el órgano de registro de ficheros públicos en la autonomía y de control de los tratamientos. Los ficheros de titularidad privada se controlarán en todo caso por la Agencia Española de Protección de Datos, que también se ocupará de los tratamientos de la Administración central del Estado y las Administraciones locales allá donde no exista Agencia autonómica de protección de datos.

SANCIONES A LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

El régimen sancionador de la LOPD no es el mismo para ficheros de titularidad privada que para ficheros de titularidad pública.

Mientras que los responsables de ficheros de titularidad privada pueden soportar sanciones de hasta 600.000 Euros, los responsables de ficheros de titularidad pública deberán de adoptar únicamente las medidas que el Director de la Agencia proponga para que cesen o se corrijan los efectos de la infracción. Del mismo modo, el Director podrá iniciar actuaciones disciplinarias, con las sanciones que establece el régimen disciplinario de las Administraciones públicas.

SITUACIÓN ACTUAL

Todavía numerosos Ayuntamientos de menos de 1000 habitantes no han inscrito sus ficheros ante la Agencia de Protección de Datos. Las Administraciones Autonómicas y Central disponen de numerosos ficheros sin notificar, y se siguen realizando diariamente tratamientos de datos personales no sólo al margen de la LOPD, sino cometiendo infracciones graves como comunicaciones de datos personales.

No pocas actuaciones se han derivado del tratamiento ilegal de los datos personales. El padrón municipal de habitantes ha sido el peor tratado, ya que se ha utilizado en numerosas ocasiones para finalidades distintas a aquellas que le son propias. Por ejemplo, destaca el envío a algunos vecinos de una localidad de una información relacionada con la visita del Alcalde a otra localidad, y la campaña masiva de anónimos financiados por un Ayuntamiento capital de provincia a los ciudadanos utilizando el Padrón Municipal de Habitantes, para satisfacer finalidades personales del Equipo de Gobierno Municipal y crear opinión al respecto acerca del cierre de un Museo.

Por ejemplo, en el año 2002, se han resuelto 65 procedimientos de infracción de la LOPD por parte de Administraciones locales, casi todas Ayuntamientos, 64 de las cuales han sido sancionadoras, 58 de las cuales por no proceder al Registro de los ficheros cuando ya había sido requerido por el Director de la Agencia de Protección de Datos.

Las Administraciones autonómicas no se libran de la potestad sancionadora de la LOPD. En 2002, la Universidad de Granada cedió datos de sus alumnos a una Fundación sin contar con el consentimiento de los estudiantes, ya que ambas son instituciones diferentes con finalidades diferentes, a pesar de estar presente en ambos Consejos el Rector de la Universidad. También en 2002, la Consejería de Educación y Juventud del Gobierno de Cantabria infringió el deber de secreto al suministrar a El Diario Montañés unas pruebas de impresión de títulos académicos entre los que aparecían los datos personales de la persona denunciante, infringiendo el deber de confidencialidad que atañe a cualquier persona que forme parte de un tratamiento de datos personales.

Otras 14 actuaciones de inspección se abrieron en el año 2002 en el ámbito de las Administraciones Autonómicas.

En cuanto a la Administración General del Estado, se han producido en el año 2002 un total de 57 quejas, 34 de las cuales han necesitado actuaciones de investigación previa y las 23 restantes han sido procedimientos de Tutela de Derechos de los ciudadanos, 13 de ellas fueron estimadas. Destacan las siguientes actuaciones:

El Instituto Nacional de la Seguridad Social facilitó datos personales de un pensionista a terceros sin su consentimiento. Los datos que comunicó fueron los datos económicos de su pensión, la clase de pensión (incapacidad absoluta), etc. Para facilitar esta información se le requiere al solicitante el original del DNI. En este caso no existía documento acreditativo. El INSS vulneró el deber de secreto que debe de guardar el responsable del fichero y cuantas personas intervengan en el tratamiento.
La Entidad Pública Empresarial Correos y Telégrafos infringió la LOPD al ceder datos personales de sus empleados a una tercera entidad sin haber recabado el consentimiento. La Dirección Provincial de Correos y Telégrafos de La Rioja cedió los datos personales de los empleados en un listado que contenía los nombres, apellidos y lugar de trabajo de los empleados para realizar un mailing promocional a los empleados de la entidad. Los datos se recabaron del fichero de Correos y Telégrafos y entregados en soporte papel a la empresa cesionaria. La finalidad promocional es incompatible con la finalidad que le es propia a Correos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Fichero: conjunto organizado de datos personales cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso

Tratamiento de datos: operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.

Afectado o interesado: persona física titular de los datos que sean objeto de tratamiento.

Responsable del fichero: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada u órgano administrativo que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.